-Yanuar Rizky-
Seminar Kuliah Manajemen Basis Data, FE-UGM Yogyakarta 16 Maret 1996: Perusahaan dalam kaitan intern unit-unit kerja yang ada dalam jalur struktur organisasi merupakan suatu kaidah birokrasi yang mengikat baik ke dalam maupun ke luar kegiatan perusahaan tersebut. Sebuah struktur menurut konsep Sistem Pengendalian Manajemen merupakan suatu hal yang akan mempengaruhi terbentuknya proses dalam penjalanan fungsi manajemen.
Persaingan perusahaan yang semakin kompetitif serta keinginan dari para pemegang saham untuk meningkatkan kemakmuran membuat perusahaan berada pada kondisi globalisasi yang serba cepat, tepat dan optimal dalam tujuan. Kinerja dapat diukur dari efisiensi, efektifitas dan produktfitas. Untuk pencapaian ke tiga hal tersebut menuntut perusahaan ramping dalam struktur birokrasi secara intern untuk mencapai proses penjalanan fungsi manajemen yang optimal.
Konsep-konsep perampingan dan pemangkasan telah cukup dikenal dalam era Akuntansi Manajemen dan Manajemen Biaya maju dengan konsep Re-engenering. Konsep ini dikenal untuk mencapai efisiensi, efektifitas dan produktifitas. Dalam konsep ini menurut penulis melahirkan paradigma menarik, dimana untuk pencapaiaan tujuan tersebut sangat sulit. Terutama, jika dikaitkan dengan biaya untuk penginstallan alat-alat pendukungnya, sehingga optimalisasi tujuan perusahaan terasa tepat untuk ditawarkan kepada para manajer dalam mengendalikan penjalanan fungsi manajemen.
Dalam makalah ini, penulis tidak akan menyoroti kaidah Sistem Pengendalian Manajemen secara keseluruhan akan tetapi hanya melihat suatu pemanfaatan alat dalam penyampaiaan informasi (Sistem Informasi Manajemen) yang memberikan dukungan optimal terhadap birokrasi dalam otorisasi dan jalur birokrasi dalam manajemen Badan Usaha Milik Negara.
Makalah ini dalam menganalisa mengambil Perusahaan Pupuk anggota Asosiasi Produsen Pupuk Indonesia (APPI) sebagai dasar ilustrasi. Adapun data diperoleh melalui makalah komite Management Information System APPI. Hal tersebut bertujuan untuk pembatasan masalah melihat kondisi BUMN dengan mengambil analisa perusahaan pupuk. Dimana, analisa serta ilustrasi optimasi pemanfaatan terintegrasi merupakan pemikiran penulis.
Karakteristik Badan Usaha Milik Negara
BUMN seperti dikenal selama ini merupakan unit kegiatan yang memiliki rantai birokrasi yang cukup panjang. Hal tersebut sangat terasa dalam penyampaian surat-menyurat yang membutuhkan otorisasi dan kurir serta kemacetan dalam antrian menjumpai atasan serta hambatan waktu dalam perjalanan mengakibatkan sering terjadinya kekurang optimalan penjalanan fungsi manajemen yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tepat secara kualitatif maupun kuantitatif. Keadaan di atas dapat diatasi dengan jalan menetrapkan sistem Electronic Mail (E-Mail) dalam sistem otomasi kantor yang terintegrasi dalam Sistem Informasi Berbasis Komputer.
Sesuai dengan perkembangan globalisasi dunia usaha, Badan Usaha Milik Negara dipandang perlu untuk mulai mengembangkan dan mengimplementasikan konsep otomasi kantor (Office Automation) berbasis komputer yang pada saat ini sudah banyak diterapkan secara luas dalam pengelolaan sistem informasi perkantoran, yang perkembangan teknologinya saat ini sudah mengarah kepada paperless office (lebih mengutamakan kepada komunikasi antar media).
Kantor sesuai fungsinya merupakan tempat pemusatan pengelolaan informasi. Dimana secara tradisional mempunyai kegiatan pembuatan, pendistribusian, pengumpulan, penggandaan dan pendokumentasian atau penyimpanan informasi dalam bentuk dokumen tertulis. Pada saat ini dengan kemajuan teknologi hardware dan software komputer maka kegiatan-kegiatan kantor tersebut sudah dapat dibantu dengan sarana sistem komputer yang terintegrasi.
Usaha untuk melaksanakan pengembangan dan implementasi dalam bidang ini mengingat adanya keterbatasan kecepatan penanganan dan semakin banyaknya jumlah dokumen yang ditangani dalam kegiatan-kegiatan kantor dalam hal pendistribusian, pengumpulan dan pendokumentasian atau penyimpanan dokumen-dokumennya, terutama yang berkaitan dengan surat-menyurat untuk keperluan intern antar unit kerja di sebuah Badan Usaha Milik Negara (Persero)
Untuk keperluan office automation tersebut selain sistem PABX Voice Processing dan Telephone Billing System, dibutuhkan pula sistem VSAT. Sistem VSAT tersebut memungkinkan untuk pengimplementasikan Electronic Mail (E-Mail) yang berbasis komputer.
E-Mail bukanlah dimaksudkan untuk keperluan mentransfer bukti-bukti transaksi orisinil dengan bukti transaksi secara elektronik, karena sistem untuk melakukan transaksi secara elektronik bukan menjadi lingkup E-Mail.
Dengan E-Mail surat-surat intern dari suatu unit kerja akan dapat langsung di buat dan dikirimkan dari terminal di unit kerja tertentu ke unit kerja tujuan di dalam lingkungan Badan Usaha. Proses pengiriman ini tanpa harus menunggu kurir untuk mengirimkannya.
Pada suatu unit Kerja penerima surat maka adanya surat yang masuk seolah-olah langsung masuk ke P.O. Box atau mail box unit kerja yang bersangkutan. Selanjutnya surat dapat dilihat oleh sekretaris dari pejabat yang bersangkutan, dan jika diinginkan surat tersebut dapat langsung dicetak melalui printer.
Mail box secara ilustratif sederhana merupakan pembuatan directori dalam hard disk di komputer server di bawah pengendalian Pusat Olah Data (sesuai dengan struktur organisasi Perusahaan Pupuk di Indonesia). Walaupun PUSLAHDA memiliki delegasi tugas untuk pengelolaan, akan tetapi secara wewenang tetap sesuai otoritas yang diperkenankan secara struktur. Artinya, untuk penjalanan fungsi manajemen yang bukan merupakan wewenangnya pengendalian terhadap sistem Manajemen dapat diterapkan.
Tujuan penggunaan sistem E-Mail ini diantaranya adalah mengatasi kekurangan-kekurangan yang terjadi pada operasi penanganan surat sehari-hari. Sebagai contoh kekurangan-kekurangan tersebut adalah panjangnya waktu penyampaian surat, jumlah arsip berbentuk kertas yang dicatat secara manual, penyimpanannya memakan ruangan yang besar, penelusuran kembali suatu-surat atau dokumen memakan waktu yang lama, untuk pemusnahannya memakan waktu sejak pemilihan dokumen atau surat-surat sampai dengan mengurus sampah bekas pembakarannya.
KONSEP DASAR ELECTRONIC MAIL (E-MAIL)
Electronic Mail (E-Mail) merupakan suatu bagian dari konsep dan teknologi Office Automation. Di dalam E-Mail informasi dalam bentuk teks (bahkan gambar statis) saling dipertukarkan melalui komputer (E-Mail server),untuk selanjutnya didokumentasikan atau disimpan dan dapat disajikan kembali secara interaktif. Jika masa penyimpanan surat atau dokumen (retention period) menurut prosedur kearsipan sudah jatuh tempo maka surat atau dokumen dapat dihapus dari hard disk.
Suatu sistem E-Mail terdiri dari seperangkat peralatan komputer beserta kelengkapan perangkat keras lainnya dan perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan pengambilan data text dan memproses tukar menukar informasi berupa text, surat atau gambar statis yang kemudian disimpan.
Penyimpanannya dilakukan dengan memasukan text file ke dalam folder (di dalam E-Mail) yang dapat dibuat serta di beri nama atau kode sesuai kebutuhan pada surat atau dokumen. Jika surat atau dokumen tersebut diperlukan maka akan segera dapat diambil lagi secara interaktif dan jika perlu dapat dicetak melalui printer, maka dapat diperoleh isi surat atau dokumen sesuai dengan aslinya.
Penyimpanan dokumen ke dalam mail box memungkinkan surat atau dokumen yang belum dapat diterima disimpan terlebih dahulu. Dengan demikian, apabila penerima surat melihat agenda surat masuk pada komputer unit kerja yang bersangkutan, maka akan dapat memprosesnya dengan cepat serta terintegrasi ke seluruh unit kerja yang terkait di dalamnya.
Di dalam pengoperasiannya E-Mail tersebut dilengkapi dengan sistem security (pengamanan) yaitu dengan password. Hal tersebut untuk mencegah pembacaan surat atau pesan oleh user (unit kerja) yang tidak berhak serta untuk memberikan pemisahan sesuai tingkatan manajemen dalam organisasi sesuai fungsi manajemen.
Sehingga tidak ada kekhawatiran adanya pesan yang salah alamat atau dengan sengaja memasuki mail box (P.O. Box) atau filing cabinet dari user lain. Sistem pengamanan dengan password ini lebih terjamin keamanan sistem bila dibandingkan melalui rantai kurir dan birokrasi yang tidak tepat.
Untuk memenuhi kriteria kebutuhan akan E- Mail di atas. Dalam sistem informasi berbasis komputer digunakan media penyimpanan atau external storage seperti magnetic tape, hard disk. Hal tersebut dimaksudkan untuk mengarsipkan surat-surat atau dokumen dalam bentuk media elektronik.
SARANA YANG DIGUNAKAN
Sarana yang digunakan untuk mengimplementasikan E-Mail adalah berupa hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), dan sarana lainnya sebagai berikut :
1. Komputer (Mainframe atau Personal) sebagai E-Mail Server.
2. Personal komputer, sebagai “advance mail terminal” yang akan berhubungan denga E-Mail server.
3. Printer, untuk mencetak (membuat hard copy) surat masuk atau simpanan jika diinginkan.
4. Software E-Mail dan Advance Mail (dipasang di PC.)
5. Jaringan komunikasi data.
Berdasarkan pengalaman yang ditemui dalam salah satu makalah anggota APPI dikemukakan bahwa personal komputer lebih menguntungkan dibandingkan mainframe. Hal tersebut sangatlah logis, karena PC lebih akrab dengan pemakai bila dibandingkan mainframe.
JARINGAN SISTEM ELECTRONIC MAIL
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai optimasi suatu perangkat Electronic Mail maka dibawah ini digambarkan jaringan sistemnya (Gambar di halaman berikutnya).
Adapun langkah-langkah yang perlu diambil untuk optimalisasi penggunaan sistem E-Mail adalah sebagai berikut ini :
1. Pengadaan perangkat lunak E-Mail untuk users (sesuai struktur yang dibutuhkan).
2. Pengadaan dan pemasangan sistem jaringan komunikasi data untuk para users E-Mail beserta peralatan penunjangnya (seperti modem) .
3. Pengadaan dan pemasangan Personel Computer (PC) sebagai terminal dan printernya pada para users E-Mail.
4. Mengadakan pelatihan tentang E-Mail kepada para sekretaris dari users serta memberikan demontrasi manfaat dari sistem E-Mail tersebut kepada para users yang bersangkutan.
5. Menyiapkan sistem dan Prosedur untuk pelaksanaan Sistem E-Mail selanjutnya jika pengenalan operasi dan lalu lintas surat menyurat sudah lancar (berjalan baik).
SARANA DAN JARINGAN E-MAIL DALAM STRUKTUR BIROKRASI BUMN
Badan Usaha Milik Negara secara karakteristik memiliki jalur birokrasi yang cukup panjang. untuk keperluan operasi surat-menyurat dengan E-MAIL yang optimal, maka dibutuhkan suatu jaringan komunikasi data beserta sarana pendukung antara Kepala Bagian, Kepala Biro, Kepala Kompartemen, dan Direksi. Dengan demikian terminal-terminal dipasang di setiap unit kerja kantor Direksi, Kakomp, Karo, dan Kabag. Dengan catatan, jika komunikasi data ke kantor Pusat (Kantor Direksi Jakarta) ataupun dengan BUMN lain sejenis (misalnya, Anggota Asosiasi Perusahaan Pupuk Indonesia) sudah memungkinkan untuk dilakukan surat menyurat melalui E-Mail dengan unit-unit kerja lainnya yang ada di kantor cabang ataupun operasional.
MANFAAT PENGGUNAAN SISTEM ELECTRONIC MAIL
Seperti telah disinggung di atas, maka terdapat beberapa kemampuan dan manfaat penggunaan E-Mail dalam pengoptimalan penjalanan fungsi manajemen birokrasi BUMN. Manfaat-manfaat tersebut antara lain :
1. Meningkatkan kecepatan surat menyurat penyampaian pesan intern,terutama karena unit kerja menempati gedung yang terpisah-pisah antara pabrik, gedung administrasi (manajemen) dan kantor direksi.
2. Menulis surat atau pesan di komputer (terminal) dan langsung dapat dikirimkan saat itu juga ke semua tujuan yang diinginkan tanpa menggunakan kurir, sehingga kecepatan penyampaian serta keamanan lebih terjamin.
3. Pengirim surat dapat mengetahui apakah surat atau pesan yang dikirimkan sudah diterima atau dibaca oleh yang dituju dengan pengendalian dalam komputer server.
4. Surat atau pesan yang telah dibaca dapat didisposisikan kepada user lainnya dengan bantuan komunikasi jaringan data serta sarana yang terintegrasi.
5. Surat-surat dapat dikirimkan ke pusat pengarsipan untuk keperluan kearsipan intern .
6. Surat berupa undangan dapat disimpan untuk dimunculkan kembali pada tanggal tertentu sesuai undangannya
7. Dapat menuliskan pesan pada Bulletin Board (papan Pengumuman) elektronik, yang dapat bersumber dari semua pemakai dan dapat dibaca oleh semua pemakai.
8. Pengiriman data komputer dari satu PC ke PC pada user lainnya.
HAMBATAN-HAMBATAN YANG TERJADI
Disamping manfaat yang ditimbulkan, suatu sistem tekhnologi dalam kaitan optimalisasi dapat pula memberikan hambatan dalam pelaksanaan. Hambatan tersebut dapat diklasifikasikan sesuai kemungkinan terjadinya.
1. Hambatan Dari Segi Sarana Perangkat Keras dan Kominukasi Data
Hambatan pada perangkat keras yang sering dihadapi antara lain adalah sebagai berikut:
a. Gangguan pada serial interface yang terpasang di PC.
b. Gangguan pada perangkat data komunikasi seperti pada Modem atau multilexer.
(Hambatan yang terjadi pada point a. dan b. tersebut diatas biasanya disebabkan oleh sistem Grounding untuk listrik yang digunakan kurang baik.)
c. Adanya induksi medan elektromagnetik pada kabel data, hal ini biasanya disebabkan karena kabel data berdekatan atau satu saluran dengan kabel listrik yang bertegangan cukup tinggi.
d. Kebutuhan akan i/o port pada main komputer relatif cukup banyak karena setiap pengguna harus di hubungkan melalui masing-masing I/O port. Sebagai gambaran, organisasi setiap BUMN Pupuk anggota APPI cukup besar maka jumlah pengguna E-Mail tersebut juga cukup besar. Sebagai contoh pada salah satu perusahaan pupuk jumlah pengguna E-Mail sekitar 40 unit kerja.
2. Hambatan Dari segi Sarana Perangkat Lunak.
Dari segi perangkat lunak hambatan yang sering dihadapi adalah software E-Mail tidak dapat bekerja dengan baik disebabkan oleh tertularnya Virus komputer pada PC dimana program Advance Mail dipasang, hal ini terjadi disebabkan oleh karena digunakannya disket yang telah terkena Virus pada PC tersebut.
3. Hambatan Dari Segi Pengguna.
Salah satu penghambat yang cukup berpengaruh terhadap berhasil atau tidaknya penggunaan suatu software aplikasi adalah faktor manusia atau para pengguna software aplikasi tersebut.
Adapun hambatan tersebut dikarenakan oleh beberapa hal yang antara lain adalah sebagai berikut.
a. Para pengguna membutuhkan waktu agak lama untuk merubah sikap yang sebelumnya sudah terbiasa dengan sistem manual beralih ke sistem yang otomatis.
b. Para pengguna membutuhkan waktu untuk dapat menguasai cara operasi dan memanfaatkan fasilitas-fasilitas yang ada pada software E-Mail secara benar dan efisien.
c. Pihak manajemen (atasan) dalam hal menyampaikan atau mendapatkan informasi dari atau kepada bawahan kadang-kadang kurang merasa puas apabila tidak bertatap muka dengan pihak yang memberi atau menerima informasi.
d. Kadang para pengguna belum merasa yakin atas informasi yang di sampaikan lewat E-Mail karena tidak ada tanda tangan pengirimnya.
e. Ada sebagian atasan para sekretaris kurang mendukung terhadap penggunaan E-Mail, karena melihat lambatnya operasi pada E-Mail yang di operasikan oleh sekretarisnya pada tahap awal pemakaiannya. Sebagai ilustrasi, dari pemantauan selama dimulainya operasi E-Mail oleh para pengguna menunjukan bahwa pada tahap awal penerapan E-Mail masih banyak unit kerja yang belum mau atau enggan dengan memanfaatkan kemudahan yang ditawarkan oleh sistem E-Mail dengan berbagai sebab seperti tersebut di atas.
OPINI TENTANG OPTIMALISASI E-MAIL
Untuk lebih terjamin dan lancarnya penggunaan software E-Mail maka hambatan-hambatan yang telah disebutkan diatas perlu ditiadakan atau di kurangi. Adapun beberapa usaha perbaikan atau penyempurnaan yang dapat dilaksanakan antara lain adalah sebagai berikut:
1. Diusahakan seluruh sumber listrik yang digunakan oleh perangkat keras yang di pasang di tempat para pengguna memiliki kwalitas grounding yang cukup baik dan tegangan catu daya yang cukup stabil.
2. Kabel data yang digunakan untuk menghubungkan PC (terminal) dengan main komputer diusahakan dapat meredam pengaruh nedan electromagnetik dari lingkungan pabrik menjadi sekecil mungkin.
3. Untuk mengefesienkan penggunaan i/o port di main komputer, bagi pengguna yang frekwensi pemakaian E-Mailnya relatif kurang tinggi, maka cara menghubungkan PC (terminal) dengan main komputer dapat dilakukan lewat jaringan telepon dan sentral telepon (PABX) yang ada. Adapun cara mengoperasikannya adalah dengan menghubungkan Nomor Extension PABX yang dihubungkan langsung (connect) dengan main komputer. Setelah selesai penggunaannya maka hubungan terputus maka nomor extension PABX tadi kosong kembali dan dapat dihubungi dan digunakan lagi oleh para pengguna E-Mail lainnya. Dengan demikian untuk 1(satu) i/o port pada main komputer dapat digunakan oleh beberapa pengguna.
4. Diusahakan training-training yang berkesinambungan untuk para pengguna maupun sekretaris pengguna untuk didorong dalam masalah keahlian dan kemauan selalu memanfaatkan E-Mail.
5. Dari pihak manajemen dan biro Puslahda selalu melakukan kampanye dan pendekatan kepada para pengguna untuk mendorong pemakaian dan memperoleh catatan balik mengenai hambatan-hambatan dalam pemakaiannya serta melakukan langkah-langkah untuk memperbaikinya.
PENUTUP
Struktur BUMN dalam proses penjalanan fungsi manajemen memiliki rantai yang panjang. Hal tersebut sangat tidak optimal dalam penyelesaiaan masalah-masalah serta keputusan yang membutuhkan kecepatan dan ketepatan baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Sehingga, E-mail yang terintegrasi dalam sistem informasi berbasis komputer dapat memberikan solusi untuk pengoptimalan proses tersebut.
Disamping itu, pengadaan sarana sistem informasi berbasis komputer akan terasa menjadi beban biaya dibandingkan manfaat, apabila pengoptimalan secara terintegrasi tidak dilakukan. Tentunya faktor fisik tersebut tidak akan pernah terlepas dari masalah komitmen semua unsur manajemen yang terkait. Baik itu masalah kebijaksanaan, regulasi, maupun faktor manusia.
-yanuar rizky, mahasiswa jurusan akuntansi fakultas ekonomi universitas gadjah mada